Yeni Çalışan Ekleme İş Akışı
Bu rehber, bir kuruluşa yeni bir çalışan eklerken izlenmesi gereken uçtan uca süreci açıklar. Süreç; sistem kullanıcısı oluşturma, İK çalışan kartı açma ve gerekli atamaları kapsar. Hedef kitle: TenantManager ve İK yetkilisi rolündeki kullanıcılar.
Ön Koşullar
| Ön Koşul | Ekran |
|---|---|
| En az bir aktif departman | Departmanlar |
| En az bir aktif pozisyon | Pozisyonlar |
| (İsteğe bağlı) Vardiya tanımları | Vardiyalar |
Bu tanımlar yoksa çalışan kartı oluştururken ilgili seçim listeleri boş gelir.
Adım 1 — Sistem Kullanıcısı Oluşturun
Ekran: Yönetim > Erişim Yönetimi > Kullanıcılar
- Ekle düğmesine tıklayın.
- Formu doldurun:
| Alan | Yapılacak |
|---|---|
| Rol | Çalışanın erişim seviyesine uygun rol seçin (genellikle Employee) |
| Kullanıcı Adı | Benzersiz giriş hesabı |
| Ad / Soyad | Çalışanın kimlik bilgileri |
| E-posta | Aktivasyon bağlantısı bu adrese gönderilir |
| Telefon | İletişim numarası |
| Kimlik Numarası | TCKN veya kurum kimlik numarası |
| Aktif | İşaretli |
- Kaydedin. Sistem, çalışanın e-postasına aktivasyon bağlantısı gönderir.
Çalışan, e-postadaki bağlantıya tıklayarak hesap aktivasyonu ekranında kendi parolasını belirler.
Adım 2 — İK Çalışan Kartı Oluşturun
Ekran: İnsan Kaynakları > Çalışanlar
- Ekle düğmesine tıklayın.
- Formu doldurun:
| Alan | Yapılacak |
|---|---|
| Kullanıcı | Adım 1'de oluşturulan kullanıcıyı seçin |
| Çalışan Numarası | Sicil veya personel numarası |
| Departman | Çalışanın bağlı olacağı departman |
| Pozisyon | Çalışanın üstleneceği görev |
| İşe Başlama Tarihi | Kuruma başlangıç tarihi |
| Durum | Aktif |
- Kaydedin.
Dikkat: Kullanıcı seçimi yalnızca oluşturma sırasında yapılabilir; sonradan değiştirilemez.
Adım 3 — Ek Atamalar (Gerekiyorsa)
Çalışan kartı oluşturulduktan sonra ihtiyaca göre:
Vardiya Ataması
Çalışanın mesai düzenini belirlemek için Devam/Yoklama ekranında vardiya bilgisiyle kayıt açılır.
İzin Hakkı Tanımlama
İzin türleri tanımlanmışsa, çalışan adına izin talebi oluşturulabilir hale gelir.
Belge Yükleme
Çalışana ait sözleşme, kimlik fotokopisi veya sertifika gibi belgeler Çalışan Belgeleri ekranından eklenir.
Beklenen Sonuç
Süreç tamamlandığında:
- Çalışan sisteme giriş yapabilir (kullanıcı hesabı aktif).
- İK çalışan kartı departman ve pozisyonla ilişkilendirilmiş olur.
- İzin, yoklama, eğitim ve performans süreçlerinde bu çalışan seçilebilir hale gelir.
- Gerekiyorsa belgeler sisteme yüklenmiş olur.
Sık Karşılaşılan Sorunlar
| Sorun | Olası Neden | Çözüm |
|---|---|---|
| Kullanıcı listesi boş | Aynı kiracıda kullanıcı yok veya hepsi zaten İK'ya bağlı | Önce Erişim Yönetimi'nden kullanıcı oluşturun |
| Departman/Pozisyon seçilemiyor | Tanımlar yapılmamış veya pasif | İK Tanımlar ekranından aktif kayıt ekleyin |
| Aktivasyon e-postası gelmedi | SMTP ayarları hatalı | Sistem veya kiracı e-posta ayarlarını kontrol edin |
| "Kullanıcı limiti aşıldı" hatası | Kiracı türündeki kullanıcı limiti dolmuş | SystemManager'dan kiracı türü limitini artırmasını isteyin |