İzin Yönetimi İş Akışı
Bu rehber, izin türü tanımından izin talebine ve takibine kadar olan tüm izin yönetimi sürecini adım adım açıklar. Hedef kitle: TenantManager ve İK yetkilisi rolündeki kullanıcılar.
Ön Koşullar
| Ön Koşul | Ekran |
|---|---|
| En az bir aktif çalışan kartı | Çalışanlar |
| En az bir aktif izin türü | İzin Türleri |
Çalışan kartı yoksa izin talebi oluşturamazsınız. İzin türü yoksa talep formunda tür seçimi boş gelir.
Adım 1 — İzin Türlerini Tanımlayın
Ekran: İnsan Kaynakları > Tanımlar > İzin Türleri
- Ekle düğmesine tıklayın.
- Her izin kategorisi için ayrı kayıt oluşturun:
| Yaygın İzin Türleri | Açıklama |
|---|---|
| Yıllık İzin | Çalışanın yasal yıllık izin hakkı |
| Mazeret İzni | Kısa süreli kişisel izinler |
| Sağlık Raporu | Hastalık veya tedavi nedeniyle ayrılma |
| Ücretsiz İzin | Maaş kesilecek özel izinler |
| Doğum İzni | Yasal doğum/babalık izni |
- Her tür için kod, ad, açıklama girin ve durumu Aktif olarak kaydedin.
Çoklu dil desteği için her türü farklı dillerde de tanımlayabilirsiniz.
Adım 2 — İzin Talebi Oluşturun
Ekran: İnsan Kaynakları > İzin Talepleri
- Ekle düğmesine tıklayın.
- Formu doldurun:
| Alan | Yapılacak |
|---|---|
| Çalışan | İzin kullanacak personeli seçin |
| İzin Türü | Adım 1'de tanımlanan türlerden birini seçin |
| Başlangıç Tarihi | İznin başlayacağı tarih |
| Bitiş Tarihi | İznin sona ereceği tarih (Başlangıçtan önce olamaz) |
| Toplam Gün | Sistem tarafından otomatik hesaplanır |
| Notlar | İzin sebebi veya ek açıklamalar |
- Kaydedin.
Bitiş tarihi, başlangıç tarihinden önce olamaz. Yeni izin talebi sistem tarafından Beklemede durumuyla açılır.
Adım 3 — İzin Talebini Değerlendirin
Ekran: İnsan Kaynakları > İzin Talepleri
İzin talepleri oluşturulduktan sonra liste ekranında İzin Durumu kolonu ve filtresiyle takip edilir:
| Durum | Anlamı |
|---|---|
| Beklemede | Talep oluşturuldu, henüz değerlendirilmedi |
| Onaylandı | Yetkili tarafından uygun bulundu |
| Reddedildi | Talep kabul edilmedi |
| İptal edildi | Talep iptal edildi |
Bekleyen talepler için satır işlemleri menüsünden:
- İzin talebini onayla ile talebi onaylayın.
- İzin talebini reddet ile talebi reddedin.
Genel düzenleme formu tarih, toplam gün, notlar ve aktiflik bilgilerini günceller; onay ve red kararları yalnızca satır işlemleri üzerinden verilir. Yetkisi olmayan kullanıcılar onay/red aksiyonlarını göremez.
Adım 4 — Bordro ve Puantaj ile İlişkilendirin
İzin kayıtları, bordro ve puantaj süreçlerinde referans alınır:
- Devam/Yoklama ekranında izinli günlerde yoklama kaydı açılmaz veya ilgili not düşülür.
- Bordro hesaplamasında onaylı izin günleri dikkate alınır.
- Ücretsiz izinlerde maaş kesintisi, yıllık izinlerde bakiye düşümü uygulanır.
Beklenen Sonuç
Süreç tamamlandığında:
- İzin türleri sistemde tanımlı ve kullanılabilir durumda olur.
- Çalışanlar adına izin talepleri oluşturulmuş olur.
- Her talebin durumu (Beklemede, Onaylandı, Reddedildi, İptal edildi) takip edilebilir.
- Bekleyen talepler yetkili kullanıcı tarafından onaylanabilir veya reddedilebilir.
- Bordro ve puantaj süreçlerinde izin verileri referans alınabilir.
Sık Karşılaşılan Sorunlar
| Sorun | Olası Neden | Çözüm |
|---|---|---|
| İzin türü seçilemiyor | Tanımlanmamış veya tümü pasif | İzin Türleri ekranından aktif kayıt ekleyin |
| Çalışan listesi boş | İK çalışan kartı oluşturulmamış | Önce çalışan kartı açın (Yeni Çalışan Ekleme) |
| "Bitiş tarihi başlangıçtan önce olamaz" hatası | Tarihler ters girilmiş | Başlangıç ve bitiş tarihlerini kontrol edin |
| Toplam gün hesaplanmıyor | Tarih alanları boş | Her iki tarihi de doldurduktan sonra alan otomatik güncellenir |
| Onay veya red aksiyonu görünmüyor | Talep beklemede değil ya da kullanıcıda karar yetkisi yok | Talebin durumunu ve kullanıcının izinlerini kontrol edin |