Fatura Döngüsü İş Akışı
Bu rehber, cari hesap oluşturmadan fatura kesme, satır ekleme, onay ve hareket takibine kadar tüm finans döngüsünü adım adım açıklar. Hedef kitle: Finans yetkilisi ve TenantManager rolündeki kullanıcılar.
Ön Koşullar
| Ön Koşul | Ekran |
|---|---|
| En az bir aktif banka ve banka hesabı | Finans Tanımlar |
| (İsteğe bağlı) Kasa tanımı | Kasalar |
Banka ve hesap tanımları yoksa hareket kayıtlarında hesap seçimi yapılamaz.
Adım 1 — Finans Tanımlarını Hazırlayın
Ekran: Finans Yönetimi > Tanımlar
Sırasıyla:
- Bankalar sekmesinde çalıştığınız bankaları tanımlayın.
- Banka Hesapları sekmesinde şube, IBAN ve hesap bilgilerini girin.
- Nakit işlemler varsa Kasalar sekmesinde kasa kartı oluşturun.
Adım 2 — Cari Hesap Oluşturun
Ekran: Finans Yönetimi > Cari Hesaplar
- Ekle düğmesine tıklayın.
- Formu doldurun:
| Alan | Yapılacak |
|---|---|
| Hesap Kodu | Benzersiz tanımlama kodu |
| Hesap Adı | Müşteri veya tedarikçi adı |
| Hesap Türü | Alıcı (müşteri) veya Satıcı (tedarikçi) |
| Telefon / E-posta | İletişim bilgileri |
| Adres bilgileri | Ülke, şehir, ilçe (konum tanımlarından seçilir) |
| Durum | Aktif |
- Kaydedin.
Fatura kesilebilmesi için en az bir aktif cari hesap gereklidir.
Adım 3 — Fatura Oluşturun
Ekran: Finans Yönetimi > Faturalar
- Ekle düğmesine tıklayın.
- Fatura başlık bilgilerini girin:
| Alan | Yapılacak |
|---|---|
| Fatura Numarası | Benzersiz belge numarası |
| Cari Hesap | Faturanın ilişkilendirileceği müşteri/tedarikçi |
| Fatura Tarihi | Belgenin düzenlenme tarihi |
| Vade Tarihi | Ödeme son tarihi (Fatura tarihinden önce olamaz) |
| Fatura Türü | Alış veya Satış |
| Açıklama | İsteğe bağlı not |
| Durum | Aktif |
- Kaydedin. Fatura Taslak durumunda oluşturulur.
Bu aşamada fatura henüz cari hesap bakiyesini etkilemez.
Adım 4 — Fatura Satırlarını Ekleyin
Ekran: Finans Yönetimi > Faturalar > Fatura Satırları
- Oluşturulan faturanın satır ekranına geçin.
- Ekle düğmesine tıklayın.
- Her kalem için:
| Alan | Yapılacak |
|---|---|
| Açıklama | Ürün veya hizmet adı |
| Miktar | Kalem adedi |
| Birim Fiyat | Tek birim tutarı |
| KDV Oranı | Vergi yüzdesi |
- Satırları ekledikçe fatura başlığındaki Ara Toplam, KDV Toplamı ve Genel Toplam otomatik güncellenir.
Birden fazla satır eklenebilir. Her satır bağımsız olarak düzenlenip silinebilir.
Adım 5 — Faturayı Onaylayın
Fatura satırları tamamlandıktan sonra:
- Fatura başlık ekranına dönün.
- Fatura durumunu Taslak yerine Onaylı olarak güncelleyin.
Onay anında:
- Fatura artık düzenlenemez ve silinemez.
- Fatura tutarı cari hesap bakiyesine otomatik yansır:
- Satış faturası = cari hesaba borç kaydı
- Alış faturası = cari hesaba alacak kaydı
Adım 6 — Hareketleri Takip Edin
Ekran: Finans Yönetimi > Hareketler
Onaylanan faturaların oluşturduğu borç/alacak hareketleri bu ekranda görüntülenir. Ayrıca fatura dışı finansal hareketler de bu ekrandan oluşturulabilir:
| Hareket Türü | Kullanım |
|---|---|
| Borç | Müşteriden tahsil edilecek tutar |
| Alacak | Tedarikçiye ödenecek tutar |
| Tahsilat | Borç kapatma hareketi |
| Ödeme | Alacak kapatma hareketi |
Cari hesap bazında bakiye durumunu bu ekrandan izleyebilirsiniz.
Adım 7 — (İsteğe Bağlı) Fatura İptali
Hatalı bir onaylı fatura için:
- Fatura durumunu İptal olarak değiştirin.
- Sistem, cari hesap bakiyesinden ilgili tutarı geri alır.
İptal edilen fatura içeriğinde değişiklik yapılamaz; yeni fatura oluşturulması gerekir.
Beklenen Sonuç
Süreç tamamlandığında:
- Cari hesap kartı oluşturulmuş olur.
- Fatura başlığı ve satırları girilmiş olur.
- Onaylanan fatura cari hesap bakiyesini etkilemiş olur.
- Hareketler ekranında borç/alacak kaydı görüntülenebilir.
Sık Karşılaşılan Sorunlar
| Sorun | Olası Neden | Çözüm |
|---|---|---|
| Cari hesap seçilemiyor | Aktif cari hesap yok | Cari Hesaplar ekranından kayıt oluşturun |
| "Vade tarihi fatura tarihinden önce olamaz" hatası | Tarihler ters girilmiş | Vade tarihinin fatura tarihinden sonra olduğundan emin olun |
| Toplam tutar 0 görünüyor | Fatura satırları eklenmemiş | Fatura Satırları sekmesinden kalem ekleyin |
| Onaylı fatura düzenlenemiyor | Onaylanan faturalar kilitlenir | İptal edip yeni fatura oluşturun |
| Banka hesabı seçilemiyor | Finans tanımları eksik | Tanımlar ekranından banka ve hesap kaydı oluşturun |