Yeni Kiracı Ekleme İş Akışı
Bu rehber, sisteme yeni bir kuruluşu (firma, okul, organizasyon) ekleyip kullanıma hazır hale getirme sürecini adım adım açıklar. Hedef kitle: SystemManager rolündeki kullanıcılar.
Ön Koşullar
- En az bir aktif kiracı türü tanımlanmış olmalıdır.
- En az bir aktif abonelik planı tanımlanmış olmalıdır.
- Sistem ayarlarında e-posta yapılandırması çalışır durumda olmalıdır.
- Konum tanımları (ülke, şehir, ilçe) hazır olmalıdır.
Adım 1 — Kiracı Türünü Belirleyin
Ekran: Yönetim > Kiracı Yönetimi > Kiracı Türleri
- Yeni kuruluşun dahil olacağı türü belirleyin.
- Uygun bir tür yoksa yeni tür oluşturun:
- Kod, ad ve açıklama girin.
- Kullanıcı limiti ve rol limiti ayarlayın.
- Durumu Aktif olarak kaydedin.
Adım 2 — Kiracıyı Oluşturun
Ekran: Yönetim > Kiracı Yönetimi > Kiracılar
- Ekle düğmesine tıklayın.
- Formu doldurun:
| Alan | Yapılacak |
|---|---|
| Kiracı Türü | Adım 1'de hazırlanan türü seçin |
| Ad | Kuruluşun resmi adı |
| Açıklama | Sözleşme veya not bilgisi |
| Yönetici Kimlik No | İlk yöneticinin TCKN veya VKN |
| Yönetici Ad / Soyad | İlk yöneticinin kimlik bilgileri |
| Yönetici E-posta | Aktivasyon bağlantısı bu adrese gönderilir |
| Yönetici Telefon | İletişim numarası |
| Durum | Aktif |
- Kaydedin. Sistem, belirtilen e-posta adresine otomatik aktivasyon bağlantısı gönderir.
Adım 4 — Kiracı Aboneliğini Doğrulayın
Yeni kiracı oluşturulduğunda, kayıt sırasında seçilen abonelik planına göre otomatik bir deneme (Trial) aboneliği başlatılır.
Ekran: Yönetim > Abonelik Yönetimi > Abonelikler
- Yeni kiracının aboneliğinin oluştuğunu doğrulayın.
- Abonelik durumunun Deneme (Trial) olduğunu kontrol edin.
- Kullanıcı limiti, rol limiti ve dahil modüllerin plana uygun olduğunu görün.
- Gerekirse abonelik planını yükseltin.
Adım 4 — Kiracı Ayarlarını Yapılandırın
Ekran: Yönetim > Kiracı Ayarları
İlgili kiracının oturumuna geçtikten sonra:
- Genel Ayarlar sekmesinde kuruluş adını doğrulayın.
- E-posta Ayarları sekmesinde kuruma özel SMTP bilgileri varsa girin. Yoksa sistem genel ayarları devralır.
- Diğer sekmeleri ihtiyaca göre gözden geçirin.
Adım 5 — Yönetici Aktivasyonunu Doğrulayın
Yeni kiracının yöneticisi:
- E-postasında gelen aktivasyon bağlantısına tıklar.
- Hesap aktivasyonu ekranında kendi parolasını belirler.
- Giriş ekranından sisteme girer.
Bu adımı yönetici olarak doğrulamanız önerilir. E-posta gelmezse SMTP ayarlarını kontrol edin.
Adım 6 — Kiracı İçi Yapılandırma
Yeni kiracının yöneticisi giriş yaptıktan sonra sırasıyla:
- Erişim yönetimi ekranından ek roller ve kullanıcılar oluşturur.
- Kullanılacak modüllerin tanım ekranlarını doldurur:
- İK: departman, pozisyon, vardiya, izin türü
- Finans: banka, banka hesabı, kasa
- SPR: bölge, sınıf seviyesi, dönem
Beklenen Sonuç
Süreç tamamlandığında:
- Yeni kiracı sistemde aktif olarak görünür.
- Kiracı yöneticisi giriş yapabilir ve kendi kullanıcılarını ekleyebilir.
- Kiracıya ait veriler diğer kuruluşlardan tamamen izoledir.
- Modül tanımlarına başlanabilir.
Sık Karşılaşılan Sorunlar
| Sorun | Olası Neden | Çözüm |
|---|---|---|
| "Kullanıcı limiti aşıldı" hatası | Aktif abonelikteki kullanıcı limiti dolmuş | Abonelik planını yükseltin veya abonelik yönetimi ekranından limiti artırın |
| Aktivasyon e-postası gelmedi | SMTP ayarları hatalı veya spam filtresi | E-posta ayarlarını kontrol edin, spam klasörünü inceletin |
| Yönetici giriş yapamıyor | Kiracı veya hesap pasif durumda | Kiracı ve kullanıcı durumlarını kontrol edin |
| Kiracı türü seçilemiyor | Tüm türler pasif | En az bir türü aktif hale getirin |