Aday Kayıt Süreci İş Akışı
Bu rehber, eğitim kurumuna başvuran bir adayın sisteme kaydedilmesinden kayıt tamamlanmasına kadar olan tüm süreci adım adım açıklar. Hedef kitle: Kayıt sorumlusu ve TenantManager rolündeki kullanıcılar.
Ön Koşullar
Aday kartı oluşturabilmek için aşağıdaki tanımların önceden yapılmış olması gerekir:
| Ön Koşul | Ekran |
|---|---|
| Eğitim-Öğretim Dönemleri | Eğitim Dönemleri |
| Sınıf Seviyeleri | Sınıf Seviyeleri |
| Bölgeler | Bölgeler |
| Bölüm/Alanlar | Bölüm/Alanlar |
| Fiyat Opsiyonları | Fiyat Opsiyonları |
Bu kayıtlar olmadan aday formundaki seçim listeleri boş gelir.
Adım 1 — Tanımları Hazırlayın
Ekran: Öğrenci Ön Kayıt > Tanımlar
Önerilen sıra:
- Bölgeler — Öğrencilerin ikamet bölgeleri (servis planlaması ve pazar analizi için).
- Sınıf Seviyeleri — Müfredat kademeleri (ilkokul, ortaokul, lise vb.).
- Bölüm/Alanlar — Varsa branş veya uzmanlık tanımları.
- Eğitim Dönemleri — Akademik yıl veya dönem kayıtları.
- Fiyat Opsiyonları — İndirim kampanyaları veya ücret paketleri.
Adım 2 — Yeni Aday Kaydını Oluşturun
Ekran: Öğrenci Ön Kayıt > Aday Öğrenciler
- Ekle düğmesine tıklayın.
- Form dört sekmeden oluşur. Sırasıyla doldurun:
Sekme 1 — Kişisel Bilgiler
| Alan | Yapılacak |
|---|---|
| Ad / Soyad | Adayın resmi kimlik bilgileri |
| TC Kimlik Numarası | 11 haneli TCKN |
| Telefon / E-posta | İletişim bilgileri |
| Bölge | Adayın ikamet bölgesi |
| Referans Kaynağı | Kurumu nereden duyduğu (Instagram, web, tavsiye vb.) |
Sekme 2 — Akademik Bilgiler
| Alan | Yapılacak |
|---|---|
| Sınıf Seviyesi | Hedeflenen kademe |
| Eğitim Dönemi | Başvuru dönemi |
| Bölüm/Alan | Varsa branş seçimi |
| LGS/ÖSYM Sıralaması | Sınav sonucu (varsa) |
| Son Okul / Gittiği Kurs | Önceki akademik geçmiş |
Sekme 3 — Veli ve Aile Bilgileri
| Alan | Yapılacak |
|---|---|
| Anne / Baba bilgileri | TCKN, ad, soyad, iletişim |
| Meslekler | Veli meslekleri |
| Okuyan Kardeş Sayısı | Kardeş indirimi değerlendirmesi için |
Sekme 4 — Süreç ve Finansal Bilgiler
| Alan | Yapılacak |
|---|---|
| Aday Durumu | "Yeni Aday" olarak başlayın |
| Mülakat Tarihi | Planlanan görüşme tarihi |
| Teklif Edilen Fiyat | Aileye sunulacak ücret |
| Fiyat Opsiyonu | Uygulanacak indirim kampanyası |
| Notlar | Satış süreciyle ilgili ek bilgiler |
- Kaydedin.
Adım 3 — Mülakat Sürecini Yönetin
Kayıt oluşturulduktan sonra adayın durumunu takip edin:
- Aday ile iletişime geçin ve görüşme tarihi ayarlayın.
- Formda Mülakat Tarihi alanını güncelleyin.
- Aday durumunu ilerletin:
| Aşama | Durum Değişikliği |
|---|---|
| İlk kayıt | Yeni Aday |
| Görüşme randevusu verildi | Mülakata Çağrıldı |
| Görüşme yapıldı, teklif aşamasında | Teklif Aşamasında |
| Aile teklifi kabul etti | Kayıt Tamamlandı |
| Aile vazgeçti veya uygun bulunmadı | Kayıt Reddedildi |
Durum değişimleri otomatik ilerlemez; görevli personel durumu manuel olarak günceller.
Adım 4 — Finansal Teklif ve Kayıt
Görüşme olumlu sonuçlandığında:
- Teklif Edilen Fiyat alanına nihai ücreti girin.
- Uygun bir Fiyat Opsiyonu seçin (örneğin erken kayıt indirimi).
- Aday durumunu Kayıt Tamamlandı olarak güncelleyin.
- Kaydedin.
Beklenen Sonuç
Süreç tamamlandığında:
- Aday öğrenci kartı tüm kişisel, akademik ve veli bilgileriyle kayıtlı olur.
- Satış hunisi boyunca tüm durum geçişleri izlenmiş olur.
- Finansal teklif ve fiyat opsiyonu sisteme kaydedilmiş olur.
- Liste ekranındaki filtrelerle dönem, sınıf seviyesi veya duruma göre analiz yapılabilir.
Sık Karşılaşılan Sorunlar
| Sorun | Olası Neden | Çözüm |
|---|---|---|
| Sınıf seviyesi seçilemiyor | Tanımlar yapılmamış veya pasif | SPR Tanımlar ekranından aktif kayıt ekleyin |
| Eğitim dönemi seçimi boş | Dönem tanımı yok veya geçmiş dönemler pasif | Yeni dönem oluşturun veya mevcut dönemi aktifleştirin |
| Fiyat opsiyonu görünmüyor | Fiyat opsiyonları tanımlanmamış | Fiyat Opsiyonları ekranından kampanya ekleyin |
| TC Kimlik benzersizlik hatası | Aynı TCKN ile kayıt var | Mevcut aday kaydını arayın ve güncelleyin |
| Bölge listesi boş | Bölge tanımları yapılmamış | Bölgeler ekranından veri ekleyin |